Главная » Дипломы

Учёт и аудит расчётов с подотчетными лицами АО «Новый Регистратор»

3.2. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

 

21 августа 2018 года начальник Гусев Д.В. на основании письменного заявления о командировании был направлен в командировку для участия в выставке сроком на 5 дней приложение  5

Для определения размера предполагаемых расходов составляется смета расходов, которая также была утверждена у руководства компании.

Следует сразу отметить, что смета командировочных расходов не является в АО «Новый Регистратор» окончательной, а лишь определяет ориентировочный размер расходов, которые надлежит возместить работнику. Окончательный расчет с работников происходит после предъявления авансового отчета.

На основании сметы расходов работником было написано заявление о выдаче денежных средств под отчет на сумму 3500 руб. с разрешительной надписью директора компании.

По приезду из командировки в трехдневный срок сотрудник предоставил в бухгалтерию организации авансовый отчет (приложение 6)с приложением следующих документов: во-первых, командировочное удостоверение со всеми отметками; во-вторых, документы, подтверждающие расходы по найму жилья и по проезду, а также служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении.

Бухгалтером АО «Новый Регистратор» была проверена законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

По итогам проверки авансового отчета и всех оправдательных документов были сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет 71.01 Кредит 51.1 – 3500 руб. – перечислены на карту сотрудника денежные средства под отчет;

Дебет 26.01 Кредит 71.01 – 3500  руб. – учтены командировочные расходы работника.

Все документы проверяются на целевое использование подотчетных сумм и на правильность оформления, затем утверждаются руководителем, после чего бухгалтер производит списание командировочных расходов с сотрудника.

Денежные средства в АО «Новый Регистратор» выдаются под отчет также на оплату прочих мелких административно-хозяйственных расходов.

В октябре 2018 года начальнику автотранспортной службы Карякину  С.В.. на основании заявления были выданы денежные средства под отчет на приобретение ТМЦ.

По истечении 10 дней работником был предоставлен авансовый отчет с приложением оправдательных документов (квитанция к ПКО №123 от 12.10.2018;). После проверки авансового отчета приложение 7 бухгалтером были сделаны следующие записи:

         01.10.2018 года:

Дебет 71.0  Кредит 51.01 – 2500,00 руб. – выданы денежные средства под отчет;

         12.10.2018 года:

Дебет 10.01 Кредит 71.01 – 195 руб. – учтены расходы на приобретение ТМЦ;

В августе 2018 года  начальником автотранспортной службы  Карякиной С.В. на собственные средства был произведен ремонт компьютера на сумму 1500 руб.. По заявлению работника руководство АО «Новый Регистратор» приняло решение возместить понесенные расходы. Карякиной С.В. был составлен авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

После произведенной проверки первичных документов в бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

         10.08.2018 года:

Дебет 96.04 Кредит 71.01 – 1500,00 руб.

Дебет 26.04 Кредит 96.04 – 1500,00 руб. - учтены расходы на ремонт компьютера.

         15.08.2018 года:

Дебет 71.01 Кредит 50.01 – 1500,00 руб. – возмещен работнику перерасход по авансовому отчету.

12 апреля 2018 г. в связи с открытием расчетного счета в другом банке были заверены у частного нотариуса подписи директора и главного бухгалтера АО «Новый Регистратор» на двух банковских карточках образцов подписей и оттиска печати. Для оплаты услуг частного нотариуса подотчетному лицу (главный бухгалтер) выданы из кассы денежные средства в сумме 1 600 руб., об использовании которых в этот же день в бухгалтерию представлен авансовый отчет с оправдательной справкой об оплате услуг нотариуса.

Услуги частного нотариуса за совершение нотариального заверения подписей на банковских карточках оплачены в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке, следовательно, расходы по оплате данных услуг полностью относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

В бухгалтерском учете АО «Новый Регистратор» оплата услуг нотариуса подотчетными лицами отражается проводками:

Дебет 71.01 Кредит 50.01 - 1 600 руб. – по расходному кассовому ордеру № 256 выданы денежные средства под отчет для оплаты услуг частного нотариуса по заверению подписей на банковских карточках;

Дебет 26 Кредит 71.01 - 1 600 руб. – на основании авансового отчета № 22 отражены расходы по нотариальному заверению подписей на банковских карточках (2 х 400 х 2).

21 апреля 2018 г. Богдановой Н.Д. АО «Новый Регистратор» выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 400 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной фирме. Работником в этот же день в бухгалтерию АО «Новый Регистратор» представлены авансовый отчет и документы, подтверждающие заправку картриджа (акт приемки - сдачи работ, счет - фактура), на сумму 354 руб. (включая НДС 18% - 54 руб.).

Расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа для ксерокса являются расходами по обычным видам деятельности. В связи с этим указанные расходы включаются в себестоимость продукции как расходы, связанные с управлением производством.

В бухгалтерском учете АО «Новый Регистратор» расходы на услуги по заправке картриджа для ксерокса, оплата которых произведена через подотчетных лиц, отражены проводками:

Дебет 71.01 Кредит 50.01  - 400 руб. - выданы денежные средства под отчет для оплаты работ по заправке картриджа (расходный кассовый ордер № 27);

Дебет 44 Кредит 71.01 - 400 руб. - отражена стоимость работ по заправке картриджа (354 -54) (авансовый отчет № 25 от 21.04.2018 г.);

Дебет 19  Кредит 71.01 - 54 руб. - отражен НДС по работам по заправке картриджа;

Дебет 68 Кредит 19 - 54 руб. - принята к вычету сумма НДС по оплаченным работам по заправке картриджа;

Дебет 50.01  Кредит 71.01 - 46 руб. - работником возвращены неизрасходованные денежные средства (400 – 354) (приходный кассовый ордер № 40 от 21.04.2018 г.).

По решению директора АО «Новый Регистратор» водителю-экспедитору предприятия, работа которых носит разъездной характер и, соответственно, которым при исполнении должностных обязанностей необходима мобильная связь, выдаются мобильные телефонные аппараты.

В мае 2018 г. АО «Новый Регистратор» приобретает у оператора связи Билайн карты на сумму 3 540 руб. (в т.ч. НДС 18% - 637,20 руб.), оплатив их авансом через подотчетное лицо. Полученные от оператора связи телефонные карты приняты кассиром предприятия, после чего выданы работникам на отчетный месяц согласно установленному АО «Новый Регистратор» лимиту. В конце месяца с организацией - оператором мобильной связи подписан акт приемки - сдачи оказанных услуг связи на сумму 3540 руб., в т.ч. НДС 18% - 637,20 руб.

Дебет 71.01 Кредит 50.01 - 3540 руб. – выдано из кассы подотчетному лицу для приобретения телефонных карт;

Дебет 60 Кредит 71.01 – 3540 руб. – оплачены телефонные карты;

Дебет 50.03 Кредит 60 – 2 902,8 руб. – отражено поступление в кассу телефонных карт;

Дебет 19 Кредит 60 - 637,2 руб. – учтен НДС.

Дебет 26 Кредит 50.03 - 2 902,8 руб. – отражено активирование телефонных карт.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в АО «Новый Регистратор» ведется по каждому подотчетному лицу в разрезе выдаваемых в подотчет сумм денежных средств.

Регистром аналитического учета расчетов с подотчетными лицами является аналитическая справка по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Данный документ составляется ежемесячно, в разрезе материально-ответственных лиц на основании авансовых отчетов. В справке учитывается начальный остаток дебиторской или кредиторской задолженности ответственного лица, сумма оборотов по дебету и кредиту аналитического счета, сальдо на конец месяца. Ведомость формируется автоматически. 

Аналитический учет осуществляется в соответствующем регистре, в качестве которого выступает оборотню-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» приложение 8.

Данный документ формируется на основании данных аналитической справки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Преимущество данной формы заключается, в том, что бухгалтер автоматически получает  информацию о корреспондирующих счетах, на которые списываются хозяйственные и командировочные расходы, не тратя время на разноску операций.

Наглядность данной формы позволяет контролировать учетному работнику величину затрат на производство и издержки обращения.

Недостатком данной формы является отсутствие должности материального лица в документе, так как это не дает возможности сразу проверить точность отнесения потраченных сумм по счетам бухгалтерского учета.

Регистром синтетического учета расчетов с подотчетными лицами является  «Ведомость операций по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Она представляет собой журнал регистрации хозяйственных операций с указанием даты, содержания операции или ссылки на соответствующий первичный документ, корреспонденции счетов по дебету и кредиту счета. В ней последовательно отражается остаток дебиторской или кредиторской задолженности подотчетных лиц в целом по предприятию на начало отчетного периода. Приводится дебетовый и кредитовый оборот по счету с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода.

 На основании ведомости операций составляются обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,  которые являются регистром сводного синтетического учета.

Основные бухгалтерские проводки, применяемые в организации, представлены в таблице 5.

Таблица 5

Бухгалтерские проводки  по учету расчетов с подотчетными лицами в АО «Новый Регистратор»

Содержание хозяйственной операции

Сумма, руб.

Корреспонденция счетов

Основание

Дт

Кт

1. Выдано подотчет Гусеву Д.В..

10 000

71

50

Расходный кассовый ордер

2. Оплачены представительские расходы организации через подотчетных лиц

8 500

91

71

Чеки, квитанции

3. Неизрасходованная подотчетная сумма сдана в кассу

1 500

51

71

Приходный кассовый ордер

4.Оприходованы материалы от подотчетного лица

2 400

10

71

Товарный чек

5. Оплачен счет поставщика через подотчетного лицо

18 600

60

71

Счет-фактура, счет

6. Списаны командировочные расходы подотчетного лица

24 840

91

71

Чеки, квитанции, билеты

 

Таким образом, состояние синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами в АО «Новый Регистратор» соответствует предъявляемым требованиям законодательства о бухгалтерском учете и не содержит существенных ошибок и нарушений.

3.3. Налогообложение расчетов с подотчетными лицами

 

Рассмотрим налогообложения расчетов с подотчетными лицами.

Компания АО «Новый Регистратор»  отправляет сотрудника в командировку. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

  • аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
  • оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
  • суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
  • чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

  • Дт 71 «Богданова» Кт 50 — 32 000 руб.
  • Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
  • Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

  • Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.
  • Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
  • Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.
  • Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4000 – 2800) × 13%.
  • Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
  • Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.

 

3.4 Совершенствование учета с подотчетными лицами

 

Изучение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами позволило сделать выводы о том, что на предприятии ведется первичный и синтетический учет данного раздела. Как отмечалось ранее состояние бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в АО «Новый Регистратор» соответствует предъявляемым требованиям законодательства о бухгалтерском учете. Однако в целях совершенствовании учета и рационального использования денежных средств, выдаваемых в подотчет, предлагаются следующие рекомендации:

  1. В целях упорядочения расходов необходимо установить порядок согласования выдачи и расходования подотчетных сумм, который позволит регулировать и определять направления расходов через подотчетные лица. В обязательном порядке требовать от подотчетного лица заполнения в полном объеме при возвращении из командировки служебного задания и отчета по нему. Такие действия будут направлены на подтверждение производственной необходимости командировки и помогут избежать проблем с отнесением расходов на затраты производства.
  2. По нашему мнению, необходимо составление развернутого отчета по используемым суммам денежных средств, выдаваемых в подотчет. Внедрение установленной формы в  документооборот предприятия существенно улучшит прозрачность и наглядность производимых расходов, позволит тщательнее контролировать обоснованность отнесения затрат по счетам бухгалтерского учета. Предлагаемая нами форма содержит минимально необходимую информацию о сроках и размерах подотчетных сумм.

Таблица 6

Рекомендуемая форма развернутого отчета подотчетных лиц

Ф.И.О.

Сумма, выданная в подотчет

Характеристика, направление потраченных средств

Срок предоставления отчета

Дата

Сумма

Подробное содержание операции

1

2

3

4

5

6

 

  1. В целях предотвращения возможности хищения денежных средств материальным лицом, запретить подотчетным лицам приобретать материальные ценности у организаций, с которыми не заключены договорные отношения. Такая мера не позволит подотчетному лицу, предъявить товарный чек к оплате на сумму, существенно превышающую реальную стоимость материальных ценностей или предоставить фиктивные оправдательные документы.
  2. В целях списания «представительских расходов» через подотчетных лиц на себестоимость продукции, (работ, услуг) нами предлагается, внедрить в документооборот предприятия:

- План (программу) представительских расходов на предстоящий год.

- Утвердить форму сметы представительских расходов.

- Составить бюджет представительских расходов.

  1. Составить и утвердить формы должностных инструкций подотчетных лиц, с указанием в обязанностях, предлагаемых нами мероприятий.
  2. Внедрить рекомендуемый график документооборота расчетов с подотчетными лицами.

Сделаем вывод. Проведенный анализ показал, что экономические показатели предприятия говорят о достаточно стабильном, динамичном состоянии предприятия.  Для оформления расчетов с подотчетными лицами АО «Новый Регистратор» зачастую использует устаревшие унифицированные формы первичных учетных документов.

Расчеты с подотчетными лицами на предприятии весьма разнообразны и включают в себя приобретение ТМЦ для производственных нужд и нужд управления; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские  расходы; оплату прочих мелких работ, услуг.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия.

 Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

С каждым из работника предприятия, получающих денежные средства под отчет, заключается договор о полной материальной ответственности.

Все бухгалтерские записи в АО «Новый Регистратор», в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются первичными документами, которые можно условно подразделить на три вида.

В бухгалтерском учете подотчетные суммы учитывается на активно-пассивном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по каждой хозяйственной выдаче;

В целом порядок ведения расчетов с подотчетными лицами соответствует действующему законодательству.

Цена: 1.00руб.
Помощь консультанта
Окажем консультационные услуги по всей России! ucheba22@mail.ru ЖМИ!!!
Каталог работ
Тесты (626)
    Экзаменационные задания и рефераты (171)
      Контрольные работы (485)
        Практические работы (278)
          Дипломы (41)
            Курсовые работы (83)
              Тесты онлайн (1)
                Последние поступления
                Отзывы о нас
                Ребята! Вы молодцы! Всех Вам благ! Удачи!

                Все отзывы »